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SCANDIENSTLEISTUNG

Personalakten

Ausgangssituation & Problemstellung

Die Übernahme von Personalakten in ein elektronisches Archiv stellt Unternehmen vor das Problem, dass für einen kurzen Zeitraum leistungsfähige Geräte angeschafft werden müssten die nach der Übernahme viel zu groß dimensioniert sind und unnötige Kosten verursachen. In der Regel stehen auch die entsprechenden Personalkapazitäten für die Belegaufbereitung (entheften, entklammern etc.) und Klassifizierung und Indexierung  in der Personalabteilung nicht zur Verfügung.

Die Lösung

In einem gemeinsamen Workshop legen wir mit Ihnen die Regeln für die Dokumenten-Klassifizierung fest. Es wird ein Projekt- und Terminplan erstellt. Die Transport-Logistik, das Entklammern und Scannen, sowie die Zuordnung der einzelnen Belege zu den Dokumentenklassen -inklusive der  Indexierung- übernimmt der BVS-Digitalisierungsservice für Sie.
Die Akten werden von uns direkt in der Personalabteilung abgeholt und kommen ohne Umwege in das BVS Dienstleistungszentrum. Für den Aktentransport stellen wir verschließbare Transportbehälter zur Verfügung. Auf Wunsch mit Transport-Tracking. Ihre Akten werden von unseren erfahrenen Mitarbeitern aufbereitet, klassifiziert und mit unserem modernen Maschinenpark professionell digitalisiert. Die  digitalen Dokumente werden importfertig aufbereitet und ausschließlich den berechtigten Empfängern auf passwortgeschützten Datenträgern, oder über sichere Datenverbindungen bereitgestellt. So ist der maximale Datenschutz gewährleistet. Die Basis für die Verarbeitung Ihrer Dokumente ist in einem ADV-Vertrag geregelt.

Ihr Nutzen

Die Mitarbeiter in der Personalabteilung haben alle Dokumente per Knopfdruck sekundenschnell zur Verfügung. Rückfragen können sehr schnell beantwortet werden. Suchaufwand reduziert sich enorm. Die digitale Personalakte steht für Mitarbeitergespräche, auch an verschiedenen Standorten, zur Verfügung. Mit der Einzelklassifizierung nach Dokumententypen schaffen Sie die perfekte Basis für Ihre E-Personalakte.

Die Vorteile

Der BVS Scanservice  sorgt dafür, dass Ihre Bestandsakten zuverlässig in Ihr elektronisches Archiv übernommen werden können. Die korrekte Klassifizierung bildet die Basis für die künftige E-Akte und erleichtert den Personalsachbearbeitern die Zuordnung der laufenden Unterlagen. 

Personalakten perfekt organisiert mit DocuWare!

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