Elektronisches Dokumenten-Management bietet weit mehr als die Möglichkeit, Papier durch digitale Daten zu ersetzen. Es ist ein umfassendes System, das alle Dokumente Ihres Unternehmens – etwa Papierunterlagen wie Eingangsrechnungen oder Briefwechsel, Verträge, Dateien, E-Mails und vieles mehr – in wertvolle Ressourcen umwandelt und Ihnen gleichzeitig hohe Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt.

Lösungen, die unterschiedliche Dokumentenarten elektronisch verarbeiten und verwalten, haben viele Namen. Zum Beispiel: Enterprise Content Management, Dokumenten-Management und Recordsmanagement. Unabhängig von der Bezeichnung sehen wir die folgenden vier Elemente als Kern einer umfassenden Lösung an:

1. Dokumente erfassen und ablegen
   Um mit elektronischem Dokumenten-Management zu starten, werden erst einmal die in Ihrem Unternehmen anfallenden Dokumente lokalisiert und erfasst sowie einheitlich geordnet abgelegt, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen.
    
2. Zugriff und Transparenz sicherstellen
   Die zentrale Archivierung aller Dokumente ermöglicht es, wichtige Geschäftsinformationen auf Knopfdruck zur Verfügung zu stellen und Prozesse übersichtlich zu gestalten sowie zu automatisieren.
    
3. Reibungslose Zusammenarbeit
   Elektronisches Dokumenten-Management erlaubt es Ihren Mitarbeitern, dasselbe Dokument zu lesen,  es zu teilen und zu bearbeiten - ohne Chaos durch unterschiedliche Dokumentversionen.
    
4. Durchgängige Dokumenten-Management-Infrastruktur
   Ein zentraler Dokumenten-Pool fügt sich nahtlos in Ihre vorhandene IT-Landschaft ein, etwa in Anwendungen wie ERP-, CRM-, Finanzbuchhaltungs- oder E-Mail-Systeme. Das Ergebnis sind durchgängige reibungslose Geschäftsprozesse.