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RECHNUNGSBEARBEITUNG

Ausgangssituation & Problemstellung

In jedem Unternehmen gehen täglich Rechnungen ein, die sortiert, geprüft, freigegeben, gebucht, bezahlt und archiviert werden müssen. Das ist aufwändig und zeitintensiv. Belege sind oft nicht sofort auffindbar. Durch zu lange Bearbeitungszeiten droht Skontoverlust. Kopien und Mehrfachablagen treiben zusätzlich die Kosten in die Höhe. Hinzu kommt, dass sich wegen der relativ hohen Basis-Investitionen die automatisierte Bearbeitung von Rechnungen bisher oft nur für größere Belegmengen wirtschaftlich darstellen lässt.

Die Lösung

Mit bvsincapia® können Sie schon ab ca. 50 Eingangsrechnungen täglich diesen Prozess sehr wirtschaftlich automatisieren. Ihre Rechnungen werden digitalisiert, ausgelesen und auf Plausibilität geprüft. Auch elektronische Rechnungen, die Sie z.B. per Mail erhalten, werden automatisch eingesteuert. Die Verteilung an die Freigabe- und Bearbeitungsprozesse erfolgt Workflow basiert. Der Aufbau von bvsincapia® in verschiedenen Modulen bietet nahezu für jede Infrastruktur und Anforderung eine sinnvolle und wirtschaftliche Lösung.

Ihr Nutzen

ZEIT & KOSTEN SPAREN

Sehr kurze Durchlaufzeiten ermöglichen punktliche Zahlung und Steigerung der Skontoerträge.  Erhebliche Reduzierung der Datenerfassungs- und Prüfauwände. Schneller Zugriff auf Rechnungen und zugehörige Dokumente. Platzsparende Archivierung, wodurch Raumkosten für die Ablage praktisch komplett entfallen

HÖHERE ARBEITSQUALITÄT

Transparente sowie einfache Vorgangsbearbeitung und Rechnungsprüfung. Nachvollziehbare Abläufe durch automatische Workflow Dokumentation. Mobiler Zugriff von unterwegs.

MEHR SICHERHEIT

Revisionssichere Archivierung mit DocuWare - GoBD konform. Dokumentation aller Arbeitsschritte.

bvsincapia® start smart

Ca. 50 – 250 Rechnungen täglich

 

Leistungsüberblick

  • Sehr schnell einsetzbare Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Fullservice Dienstleistung mit GoBD konformer Archivierung
  • Formate: Papier, elektronische Rechnungen, ZUGFeRD
  • Kopfdatenauslesung
  • Prüfung Umsatzsteuer-Konformität

 

Workflow

  • Web-basierter Freigabeworkflow
  • vordefinierter Workflow für bis zu 3 stufige Freigabe
  • Vordefinierte Freigabe und Bearbeitungsrollen
  • 2 sachliche Freigebergruppen (4 Augen Prinzip)
  • Rolle Buchhaltung

 

Revisionssichere Archivierung

Revisionssicheres, zertifiziertes DocuWare Cloud-System, Verfahrensdokumentation gem. GoBD

 

Zubuchbar

  • Kreditorenidentifikation
  • Bestelldatenabgleich
  • Erzeugung Buchungsvorschlag (XML, CSV, TXT)
  • individuelle Anforderungen

 

bvsincapia® professional

ab ca. 250 Rechnungen täglich

 

 

Inkl. bvsincapia® start smart

 

Zubuchbar

  • Kreditorenidentifikation
  • Positionsdaten
  • Bestelldatenabgleich
  • Erzeugung Buchungsvorschlag (XML, CSV, TXT)
  • Anbindung SAP
  • Verarbeitung EDI
  • Individuelle Anforderungen

 

 

Branchenlösung - bvsincapia® bau

 

Bau- /Nachunternehmer-Rechnungen

Teil- /Schlussrechnung

 

  • Projekt/Kostenstellen Zuordnung
  • Sicherheitseinbehalt
  • Bauwesenversicherung
  • Teilrechnung / Schlussrechnung
  • Erzeugung Abrechnungsblatt
  • Validierung mit Projekt- und Stammdaten
  • Fristüberwachung
  • Rechnungskorrektur direkt am Bildschirm
  • Neue Summenbildungen
  • Erzeugung Abrechnungsblatt
  • Zahlungsavis an Nachunternehmer
  • Erzeugung Buchungsvorschlag (XML, CSV, TXT)

 

Prüf- und Ausleseoptionen

Umsatzsteuerkonformität

  • vollständiger Name und Adresse des Leistungserbringers und -empfängers
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Liefer- und Leistungsdatum
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten, oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • ggfs. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers (13b, Reverse Charge)
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer ID
  • Im Voraus vereinbartes Minderungsentgelt

 

Kopfdaten

  • Rechnungsempfänger
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Bestellnummer
  • Nettobetrag
  • MwSt-Satz
  • Bruttobetrag

 

Positionsdaten

  • Positionsnummer (ggfs.)
  • Menge
  • Artikelbezeichnung
  • Artikelnummer
  • Einzelpreis
  • Preiseinheit
  • Rabatt
  • Zeilensumme
  • Seitensumme
  • Lieferscheinnummer

Ablauf von bvsincapia®

  1. Konzept und Beratung
  2. Logistik und Scanning
  3. Erkennung und Validierung
  4. Workflow Management
  5. Archivierung

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